In una cultura aziendale in perenne accelerazione, è normale che il carico di lavoro sia per l’imprenditore che per i collaboratori aumenti. Questa situazione in genere nelle aziende crea tensione, nervosismo, insoddisfazione fino a sfociare in veri e propri conflitti relazionali, quindi organizzati!

Funzionano le “to do list” per organizzarsi?

Molti consulenti consigliano di usare le “to do list”, utili per tener presente le cose da fare ma possono farci perdere di vista le vere priorità, confondendole con le inezie. Dunque come organizzarsi per lavorare meglio e più serenamente? La prima cosa è verificare se le persone sono impegnate in attività ripetitive e di scarso valore aggiunto. In seguito si deve valutare se queste attività possono essere svolte con meno sforzo. Per esempio, si potrebbero automatizzare, ove possibile, oppure  svolgerle con meno sforzo (esempio un report mensile anziché settimanale).

Fondamentale è creare una nuova cultura del lavoro e formare le persone a darsi delle priorità. Solo così è possibile lavorare meglio, senza ansia e senza generare stati emotivi che finiscono per creare incomprensioni e malessere in azienda.

In particolare è importante creare nuove abitudini volte a identificare attività:

• urgenti e importanti
• urgenti ma non importanti
• importanti e non urgenti
• non importanti e non urgenti

Questo permetterà di stabilire delle priorità e aiuterà le persone a lavorare in modo più sereno e performante. In genere quando ci sono cose urgenti e importanti è perché non sono state pianificate. Manca un metodo per gestire il lavoro in modo ottimale. Nelle aziende si nota ancora l’abitudine a fare, senza pensare se esiste un modo migliore di svolgere le attività quotidiane.

Il “si è sempre fatto così” purtroppo non è più tollerabile

Occorre organizzarsi in modo diverso. Per esempio si potrebbero organizzare delle cartelle su PC o dei contenitori con colori diversi a cui attribuire le 4 categorie sopra esposte. Magari queste cartelle potrebbero essere condivise con altre funzioni interessate. Ogni azienda è libera di trovare la sua modalità. L’importante è organizzarsi.

La parola d’ordine è organizzarsi

Questo per ridurre tempi, costi e facilitare il lavoro delle persone. Oggi vince chi arriva primo, chi non perde tempo e si dimostra eccellente. Per questa ragione occorre snellire il lavoro ed evitare di arrivare a situazioni molto stressanti in cui tutto diventa urgente, rischiando di commettere errori, non soddisfare i clienti e far perdere soldi all’azienda.

Sonia Vincenzi